ใครที่ทำงานอยู่ในเอเจนซี่ต่าง ๆ คงจะเคยได้ยินชื่อตำแหน่งงานที่เป็นเสมือนขุนพลของวงการอย่าง ‘Project Manager’ หรือผู้จัดการโครงการกันมาบ้าง ซึ่งตำแหน่งนี้มักถูกเข้าใจผิดอยู่บ่อย ๆ เกี่ยวกับขอบเขตของงาน และหลาย ๆ ครั้งก็ถูกนำไปรวมกับตำแหน่งอื่น ๆ อย่าง AE หรือ BD ตามโครงสร้าง แล้วอันที่จริงหน้าที่ของ Project Manager คืออะไร หากอยากเป็นผู้จัดการโครงการต้องมีทักษะอะไรบ้าง มาหาคำตอบไปพร้อม ๆ กัน
Project Manager คืออะไร?
ผู้จัดการโครงการ หรือ Project Manager คือ ผู้ที่รับหน้าที่จัดระเบียบ วางแผน และทำให้โครงการผ่านไปได้ด้วยดีภายใต้ข้อจำกัดต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น งบประมาณ กำลังคน ระยะเวลา หรือแผนงาน โดย Project Manager จะเป็นผู้กำหนดเป้าหมายในการทำงาน แบ่งงานให้กับทีมงาน และเป็นผู้นำในการแก้ปัญหาตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการ รวมทั้งเป็นด่านหน้าในการรับผิดชอบปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานทั้งหมด
Project Manager มีหน้าที่อะไรบ้าง?
อันที่จริงแล้ว Scope of Works ของ Project Manager ในแต่ละที่จะแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของบริษัท แต่สามารถสรุปหน้าที่หลัก ๆ ได้ดังนี้
ที่มา: https://www.linkedin.com/pulse/what-core-job-responsibilities-project-managers-adil-hussain-mughal
วางแผนภาพรวมของโครงการ
เมื่อทราบชื่อ ผู้เข้าร่วม วัตถุประสงค์ และระยะเวลาในการจัดการคร่าว ๆ แล้ว หน้าที่ของ Project Manager คือการวางแผนภาพรวมของโครงการ โดยจัดทำ Milestone และ Action Plan ขึ้นมา เพื่อแสดงให้ทีมเห็นว่า ต้องแบ่งการจัดการโครงการออกเป็นกี่ขั้น แต่ละขั้นต้องทำอะไรบ้าง ทีมคนใดจะรับหน้าที่ทำ และมีเวลาจัดการนานเท่าใด
จัดการทรัพยากรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
Project Manager จะต้องเป็นผู้บริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรที่เป็นทรัพย์สิน เวลา หรือทรัพยากรบุคคล และหากจำเป็นต้องมีการจัดซื้อ จัดจ้าง Project Manager ก็จะต้องคำนวณงบประมาณไม่ให้เกิดจากที่กำหนดด้วยเช่นกัน
บริหารทีมงาน
สำหรับทีมทำงาน Project Manager คือผู้นำ ที่ปรึกษา และบุคคลสำคัญที่ทุก ๆ คนสามารถพึ่งพิงได้ยามเกิดปัญหา ดังนั้น Project Manager จึงจำเป็นต้องรู้รอบเรื่องกระบวนการทำงาน สามารถตอบคำถามและให้คำแนะนำทีมงานได้
ควบคุมและติดตามความคืบหน้าของโครงการ
ในระหว่างการทำงาน Project Manager จะต้องคอยกำกับ ดูแล และทำให้งานเสร็จตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้ หากพบปัญหาอื่นใด Project Manager ก็จะต้องเป็นผู้หาทางแก้ไข รวมทั้งรายงานตรงต่อผู้บังคับบัญชา
5 ทักษะที่จำเป็นต่ออาชีพ Project Manager
อ่านมาจนถึงตรงนี้ หากคุณค้นพบว่า Project Manager อาจเป็นอาชีพดี ๆ ที่คุณตามหา และอยากจะลองหาประสบการณ์จากอาชีพนี้ดู แนะนำให้พัฒนาทักษะดังต่อไปนี้ เพื่อเตรียมตัวให้พร้อม
ที่มา: https://www.edureka.co/blog/project-manager
ความเป็นผู้นำ (Leadership)
เนื่องจาก Project Manager จะต้องเป็นขุนพลของทีมงานทั้งหมด จึงจำเป็นที่จะต้องพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำให้อยู่ในระดับที่ใช้งานจริงได้ มีความกล้าที่จะอธิบาย และสามารถจูงใจทีมงานได้
การสื่อสาร
ทักษะการสื่อสารสำคัญมากสำหรับการเป็น Project Manager ไม่ว่าจะสื่อสารกับทีมงานภายใน หรือคนภายนอก เพราะหากขาดพลัง ขาดความชัดเจน ก็อาจก่อให้เกิดปัญหามากมายตามมา
ที่มา: https://www.wallstreetmojo.com/project-management/
การมองภาพรวมและบริหารจัดการโครงการ
แน่นอนว่านี่เป็นทักษะที่เกี่ยวข้องกับเนื้องานของผู้จัดการโครงการโดยเฉพาะ คนที่เป็น Project Manager จึงจำเป็นต้องมองภาพรวมโครงการออก และสามารถจัดสรรระยะเวลา ทรัพยากร และงบประมาณได้ดี
การใช้เครื่องมือที่จำเป็น
Project Manager ในบางที่อาจจำเป็นต้องใช้เครื่องมือต่าง ๆ ให้เป็นด้วย เช่น Monday CRM, Clickup, Notion ฯลฯ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นเครื่องมือเกี่ยวกับการบริหารจัดการโครงการ
>> อ่านเพิ่มเติม: 5 เครื่องมือ AI สำหรับงาน Project Management ที่คุณควรลองใช้
ทัศนคติเชิงบวกในการทำงาน
ผู้ที่รับหน้าที่ Project Manager จะต้องเผชิญหน้ากับความกดดันบ่อยครั้ง จึงจำเป็นต้องเสริมสร้างทักษะข้อนี้ เพื่อให้ทั้งตัวเองและทีมงานสามารถจัดการทุกอย่างให้เสร็จสิ้นด้วยดี โดยเฉพาะกับทีมงาน ที่จะจับทัศนคติข้อนี้ของผู้นำทีมได้ผ่านการสื่อสาร สีหน้าท่าทาง และวิธีการแก้ปัญหา
สรุป
Project Manager คืออาชีพที่ทุก ๆ เอเจนซี่จะขาดไปไม่ได้ เพราะเป็นผู้รับหน้าที่ประสานกับทีมงานโดยตรง และบริหารจัดการทรัพยากรเพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์กร อย่างไรก็ดี ทักษะที่จำเป็นต่ออาชีพนี้ จะเน้นหนักทั้ง Soft Skill และ Hard Skill เพราะจะต้องทำงานร่วมกับทั้งคนและเครื่องมือ
อ้างอิง
Coursera. What Is a Project Manager? A Career Guide
Available from: https://www.coursera.org/articles/what-is-project-manager
Forbes. What Is A Project Manager And What Do They Do?
Available from: https://www.forbes.com/advisor/business/software/what-is-a-project-manager/
