เคยเป็นมั้ย? งานเก่าไม่ทันเสร็จ งานใหม่มาซะแล้ว อยากรีบเคลียร์งานทุกชิ้นให้เสร็จ แต่ก็ลนจนทำอะไรไม่ถูกหรือมัวแต่ชะล่าใจ รู้ตัวอีกทีก็เสียเวลาไปหลายชั่วโมงแล้ว ซึ่งสิ่งสำคัญไม่ใช่แค่การลิสต์งานทั้งหมดออกมา แต่คือการจัดการเวลาแต่ละวินาทีให้มีประสิทธิภาพและ Productive มากที่สุด
บทความนี้ Digital Tips จะพาทุกคนไปรู้จักกับ 7 เทคนิคบริหารเวลาที่สามารถนำมาปรับใช้ได้จริง ช่วยให้บาลานซ์การทำงานกับการใช้ชีวิตได้อย่างมีความสุขมากขึ้น!
7 เทคนิคบริหารเวลายอดนิยม ทำตามได้ไม่ยาก แถมใช้ได้ผลจริง
แม้หนึ่งวันของทุกคนจะมี 24 ชั่วโมงเหมือนกัน แต่ด้วยภาระหน้าที่ของแต่ละคนที่ไม่เหมือนกัน ทำให้เวลาทำงานและพักผ่อนจึงไม่เท่ากัน ถ้าอยากบริหารเวลาให้เก่ง ลองนำ 7 วิธีจัดการเวลาเหล่านี้ไปปรับใช้เลย!
1. กฎพาเรโต (กฎ 80/20)
“ผลลัพธ์ 80% มักเกิดจากสาเหตุหรือความพยายามเพียง 20% เท่านั้น” เป็นคำอธิบายของเทคนิคบริหารเวลาที่ชื่อว่า กฎพาเรโต (Pareto Principle) กฎนี้มุ่งเน้นว่าเราไม่จำเป็นลงแรง 100% แต่ตั้งใจทำ 20% ให้ดีที่สุด เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาดีถึง 80% – 100% เพราะทุกคนไม่ได้มีเวลามากพอที่จะทำทุกอย่าง จึงต้องเลือกทำเฉพาะสิ่งที่สำคัญจริง ๆ เท่านั้น
วิธีการปรับใช้กฎพาเรโต
- เริ่มจากการเรียงงานที่สำคัญไล่ลงไปตามลำดับ และโฟกัสไปที่งานที่ควรทำเป็นอันดับแรก
- เลือกวิธีที่ช่วยร่นระยะเวลาทำงาน และตัดขั้นตอนหรืองานที่ไม่จำเป็นทิ้งให้หมด
- ทำงาน 20% นั้นให้เต็มที่และมีคุณภาพ เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด
2. The Eisenhower Matrix
เป็นวิธีบริหารเวลาที่พิจารณาจาก “ความเร่งด่วน” และ “ความสำคัญ” ของงานเป็นหลัก โดยการแบ่งตารางออกเป็น 4 ช่อง เพื่อให้รู้ว่าควรทำงานชิ้นไหนก่อน-หลัง และตัดงานที่ไม่สำคัญออกไป
- งานสำคัญ / เร่งด่วน ต้องทำทันทีและควรกำหนดกรอบเวลาในการทำงาน
- งานสำคัญ / ไม่เร่งด่วน วางแผนการทำงาน และจัดตารางเวลาเพื่อมาทำในภายหลัง
- งานไม่สำคัญ / เร่งด่วน มอบหมายให้คนอื่นทำงานแทน
- งานไม่สำคัญ / ไม่เร่งด่วน ตัดออกทันที ไม่จำเป็นต้องทำ
3. เทคนิค Pomodoro
Pomodoro ในภาษาอิตาลีแปลว่า “มะเขือเทศ” เป็นวิธีจัดการเวลาที่แบ่งงานออกเป็นช่วงละ 25 นาที ตามด้วยการพักในเวลาสั้น ๆ ประมาณ 5 นาที เมื่อทำครบทั้งหมด 4 รอบ จึงจะสามารถพักยาว ๆ 15 – 30 นาทีได้ จากนั้นทำแบบนี้ซ้ำไปเรื่อย ๆ จนกว่างานจะเสร็จ เทคนิคนี้เหมาะกับคนที่โฟกัสหลุดง่าย และช่วยให้สมองไม่ทำงานหนักจนรู้สึกล้า
4. Time Blocking Theory
Time Blocking Theory เทคนิคจัดสรรเวลาออกเป็นบล็อก ๆ และกำหนดช่วงเวลาล่วงหน้าว่า เวลานี้จะทำงานอะไร ใช้ระยะเวลาเท่าไร และเรียงงานตามลำดับความสำคัญ เป็นวิธีที่จะช่วยให้เวลาถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องพยายามทำงานนั้นให้เสร็จในกรอบเวลาที่กำหนดไว้
ทั้งนี้ อย่าลืมเผื่อเวลาสำหรับงานด่วน งานแทรก หรือจะแบ่งไว้สำหรับเวลาพักผ่อนส่วนตัวก็ได้ เพื่อไม่ให้รู้สึกเหนื่อยจนเกินไป เทคนิคนี้เหมาะกับคนที่ทำงานฟรีแลนซ์ ตารางชีวิตไม่แน่นอน เพราะช่วยจัดสรรเวลาให้เป็นระเบียบ และไม่ทำงานชิ้นหนึ่งนานจนกินเวลางานชิ้นอื่น
5. Eat That Frog กินกบตัวนั้นซะ!
เป็นเทคนิคบริหารเวลาที่ให้ทำงานที่ยากที่สุดให้เสร็จเป็นชิ้นแรกของวัน (เปรียบกบเป็นงานที่ยากที่สุด) เพราะจะทำให้รู้สึกว่างานชิ้นต่อไปนั้นง่ายขึ้น ใช้เวลาไม่นานเท่ากับงานแรก และรู้สึกภาคภูมิใจในตัวเองมากขึ้นด้วย เพราะงานยาก ๆ เป็นสิ่งที่คนชอบผัดวันประกันพรุ่งมากที่สุด ดังนั้น เพื่อไม่ให้งานกลายเป็นดินพอกหางหมู ลองนำเทคนิคนี้ไปใช้กันได้เลย!
6. ทฤษฎีขวดดอง (Pickle Jar Theory)
เพราะเวลาของทุกคนในแต่ละวันมีจำกัดแค่ 24 ชั่วโมง ทฤษฎีนี้จึงเปรียบเวลาเป็น “ขวดดอง” ที่สามารถใส่ของลงไปได้จำกัด และเปรียบความสำคัญของงานเป็นสิ่งของ 3 อย่างด้วยกัน ได้แก่
- ก้อนหิน งานที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำในวันนี้ ให้ใส่ลงไปในโหลเป็นอย่างแรก
- ก้อนกรวด เปรียบเสมือนงานที่ต้องทำให้เสร็จ แต่ไม่เร่งด่วนเท่างานแรก สามารถให้คนอื่นทำแทนหรือยกไปทำในวันอื่นได้ ให้ใส่ลงไปในโหลต่อจากก้อนหิน
- ทราย เป็นงานที่ไม่ได้สำคัญมากมาย แต่ใช้เวลาค่อนข้างนาน หรืออาจหมายถึงงานที่ไม่จำเป็นเลยก็ได้ ให้ใส่ลงไปท้ายสุด เพราะหากเติมทรายตั้งแต่แรกก็จะไม่เหลือพื้นที่ให้ใส่ก้อนหินและก้อนกรวดนั่นเอง
7. กฎของพาร์กินสัน (Parkinson’s Law)
มาจากวลีที่ว่า “งานจะขยายตัวจนเต็มเวลาที่มีให้สำหรับงานชิ้นนั้น” ตัวอย่าง ถ้ากำหนดว่างานเขียนบทความต้องใช้เวลาทำ 3 ชั่วโมง เราก็ใช้เวลา 3 ชั่วโมงนั้นเพื่อทำงานให้เสร็จ แต่ความจริงแล้วเราอาจใช้เวลาเพียงแค่ 1 – 2 ชั่วโมงเท่านั้น หรืองานที่กำหนดไว้ว่ามีเวลาทำ 1 สัปดาห์ เราก็จะเผลอยืดเวลาทำงานให้ครบ 1 สัปดาห์ ทั้ง ๆ ที่สามารถทำให้เสร็จได้ภายใน 1 วัน
เป็นวิธีจัดการเวลาที่แนะนำให้ทำงานอย่างเต็มที่ในกรอบเวลาที่น้อยลง หรือใครจะเอาไปปรับใช้กับการวางเดดไลน์ของงานก็ได้เช่นกัน เพราะถึงแม้ว่าจะมีเวลาเหลือเยอะแต่เราก็ควรใช้ให้คุ้มค่า เพื่อจะได้มีเวลาพักผ่อนหรือเอาไปทำสิ่งที่มีประโยชน์เพิ่มเติม
แจก 3 เครื่องมือช่วยจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น!
การมีเครื่องมือช่วยจัดแจงงานจะช่วยให้สามารถจัดการ และบริหารเวลาได้อย่างเต็มที่มากขึ้น Digital Tips ขอแนะนำ 3 เครื่องมือช่วยจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ดังนี้
- Google Calendar ปฏิทินสำหรับจัดตารางงาน เช่น งานประชุม หรือกิจกรรมส่วนตัว โดยสามารถตั้งค่าให้แจ้งเตือนล่วงหน้าได้ด้วย
- Todoist ชื่อตรงตามตัวเลย เป็นแอปพลิเคชันสำหรับลิสต์งานที่ต้องทำ (To Do List) เพื่อให้รู้ภาพรวมงานในแต่ละวัน สามารถแบ่งหมวดหมู่งานและแชร์โปรเจกต์ให้กับคนในทีมได้ด้วย
- ClickUp เป็น Project Management Tools ที่มีฟีเจอร์หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมจับเวลาทำงาน แสดงประวัติกิจกรรม และสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ ได้ด้วย
สรุป
วิธีบริหารเวลาทั้ง 7 วิธีที่ได้แนะนำไป ไม่ว่าจะวัยเรียนหรือวัยทำงานก็สามารถนำไปปรับใช้ได้ตามต้องการ รวมถึงควรเลิกนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง เพราะเวลาทุกวินาทีสามารถสร้างสรรค์อะไรได้มากมาย อย่าปล่อยให้เวลาไหลไปแบบเสียเปล่า เมื่องานเสร็จคุณก็จะมีเวลามากยิ่งขึ้น มีเวลาไปพักผ่อนหรือพัฒนาสกิลให้ตัวเองแบบเหลือเฟือแน่นอน
อ้างอิง
USAHS. 9 Proven Time Management Techniques and Tools | USAHS
Available from: https://www.usa.edu/blog/time-management-techniques/
My Hours. Time Management Skills, Techniques and Strategies – The Ultimate List
Available from: https://myhours.com/articles/time-management-skills-techniques-strategies-list
