สำหรับ First Jobber หรือคนที่ไม่เคยมีบทบาทในที่ประชุมอย่างเป็นทางการ การยกมือถามคำถาม หรือแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมอาจเป็นเรื่องยาก จนทำให้คุณรู้สึกไม่อยากไปทำงาน แต่ไม่ว่าอย่างไร เมื่อเปลี่ยนหน้าที่การงานใหม่ หรือขอบเขตความรับผิดชอบกว้างขึ้น สักวันเราทุกคนก็ต้องเป็นตัวละครสำคัญในที่ประชุมอยู่ดี และเพื่อการนี้ Digital Tips จึงรวบรวม 9 เทคนิคการพูดในที่ประชุมมาฝากคุณ แชร์เก็บไว้อ่านก่อนการประชุมได้เลย!
1. ทำการบ้านล่วงหน้า ก่อนการประชุมจะเริ่ม
ที่มา: https://www.goto.com/blog/6-things-meeting-boost-productivity
หากการประชุมไม่ได้จัดขึ้นเป็นวาระเร่งด่วน (นัดตอนเช้า ประชุมตอนบ่าย หรือนัดก่อนประชุมแค่ครึ่งชั่วโมง) ก็ถือได้ว่าเป็นโอกาสดีสำหรับมือใหม่ เพราะคุณจะได้มีระยะเวลาอย่างน้อย 1 วันสำหรับเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมจริง โดยสิ่งแรกที่คุณควรทำ คือทำการบ้านเกี่ยวกับเรื่องที่จะประชุม ทบทวนข้อมูลจากไฟล์งาน ลิสต์ข้อสงสัย และข้อเสนอแนะต่าง ๆ หรือถ้ามีเวลามากพอ คุณอาจทดลองจำลองสถานการณ์ ว่าจะมีคนถามคำถามอะไรบ้าง และคุณจะโต้ตอบอย่างไร
2. เก็บข้อมูลเรื่องนิสัยใจคอของผู้ร่วมประชุม
ทางลัดอีกข้อสำหรับมือใหม่ คือการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผู้ร่วมประชุมให้ได้มากที่สุด หากเป็นการประชุมภายใน คุณอาจลองสอบถามเพื่อนร่วมงานที่ไว้ใจได้ ว่าผู้จัดการ หัวหน้า หรือเจ้านายที่เข้าร่วมประชุมด้วยนั้นมีนิสัยใจคออย่างไร เช่น ใจดี ชอบสอดแทรกเรื่องตลกขำขัน หรือเป็นคนจริงจัง ชอบจี้ถามองค์ประชุมเป็นรายบุคคล หรือถ้าเป็นการประชุมกับลูกค้าหรือพาร์ทเนอร์ต่าง ๆ คุณอาจลองสอบถามข้อมูลจากหัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงานที่เคยคุยกับลูกค้าเจ้านั้น ๆ ว่าอีกฝ่ายมักแสดงท่าทีอย่างไร และควรรับมืออย่างไร
ที่มา: https://blog.talaera.com/speak-up-meetings
การเก็บข้อมูลเรื่องนิสัยใจคอของผู้ร่วมประชุม จะช่วยให้คุณลดความประหม่าลง และหาหนทางรับมือกับคนทีละหลาย ๆ คนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. หยุดดูถูกตัวเอง และมองว่าตัวเอง “ไม่ใช่บุคคลสำคัญ”
เป็นธรรมดาที่ First Jobber หรือพนักงานทั่วไปจะมองว่าตัวเองไม่ใช่ Key Person ในการประชุม แตกต่างกับหัวหน้าแผนก ผู้จัดการ หรือผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจ แต่หากคุณอยากปรับการพูดในที่ประชุมให้ดีขึ้น การลบความรู้สึกนี้ออกจากใจคือสิ่งที่ต้องทำ นั่นเพราะการมองว่าตัวเองไม่ใช่บุคคลสำคัญ จะทำให้คุณเพิกเฉยต่อประเด็นในที่ประชุม และเลือกที่จะเงียบมากกว่าพูดในที่สุด ดังนั้น พึงระลึกไว้เสมอว่า ทุกคน (รวมถึงคุณ) ต้องถูกเรียกเข้ามาเป็นองค์ประชุมด้วยเหตุผลใดเหตุผลหนึ่งทั้งสิ้น นั่นหมายความว่า ทุกคน ณ ที่นี้ล้วนมีความสำคัญ และมีสิทธิ์จะแสดงความคิดเห็นอย่างเท่าเทียมกัน
4. เมื่ออยู่ในที่ประชุม ให้ตั้งใจฟังสิ่งที่ทุกคนพูดอย่างละเอียด
เมื่อเวลาที่คุณต้องเข้าไปนั่งในที่ประชุมมาถึง ปล่อยให้การพูดในที่ประชุมเป็นเรื่องรอง และลองตั้งใจฟังทุก ๆ คำพูดของทุกคนดูก่อน เพื่อจับประเด็นว่าใครรับผิดชอบ Present ในประเด็นไหน และใครสงสัยในเรื่องอะไร อย่าลืมพกอุปกรณ์จดบันทึก สำหรับบันทึกว่ามีคนตั้งคำถามเรื่องอะไรบ้าง นอกจากนี้ อย่าลืมเตรียมคำตอบคร่าว ๆ ไว้ในใจ เพราะคุณอาจใช้โอกาสช่วง Q&A หลังจบการประชุม เพื่อพลิกสถานการณ์ได้ โดยการตอบคำถามเหล่านั้น
5. การพูดในที่ประชุมของคุณจะดูมีเสน่ห์มากขึ้น หากเป็นการเสนอแนวคิดใหม่ ๆ
ย้อนกลับไปในข้อแรก ที่เราแนะนำให้คุณทำการบ้านก่อนการประชุม ซึ่งหนึ่งในการบ้านนอกเหนือจากการเตรียมคำถาม คือการเตรียม “แนวคิดใหม่ ๆ” เอาไว้ด้วย ยกตัวอย่างเช่น หากต้องเข้าร่วมประชุมเรื่อง “แนวทางการแก้ปัญหายอดขายออนไลน์ลดลง” แนะนำให้คุณลองไปศึกษาข้อมูล และหาวิธีแก้ปัญหายอดขายออนไลน์ตกมานำเสนอแก่ที่ประชุม เพราะการเป็นผู้เสนอแนวทางใหม่ ๆ จะทำให้ที่ประชุมเริ่มสนใจคุณ และมองเห็นศักยภาพของคุณมากยิ่งขึ้น
6. หลีกเลี่ยงการถามคำถามแบบขัดจังหวะ
ที่มา: https://www.add-on.com/knowing-when-to-speak-up-in-a-meeting/
แม้จะเชี่ยวชาญด้านการพูดในที่ประชุมขนาดไหน แต่หากเผลอไปขัดจังหวะสมาชิกท่านอื่น ๆ ในเวลาที่ไม่สมควร ก็อาจสร้างความไม่พอใจให้กับที่ประชุมได้ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะรู้สึกกระตือรือร้นอย่างไร แนะนำให้เปิดไมค์ หรือแสดงสัญญาณขอถามคำถาม เมื่อถึงช่วงการถามคำถามเท่านั้น อาทิ ช่วง Q&A ท้ายการประชุม หรือเมื่อผู้นำเสนอให้สัญญาณว่า “ใครมีคำถามสามารถถามได้เลยครับ/ค่ะ”
7. ลองสอดแทรกมุกตลกลงไปขณะพูดเล็กน้อย
หากคุณกำลังนั่งอยู่ในที่ประชุมที่ไม่ได้จริงจัง เคร่งเครียด หรือมาคุจนเกินไป แนะนำให้สร้างความน่าสนใจโดยการสอดแทรกมุกตลกลงไปในคำพูดของคุณบ้าง เพื่อให้สมาชิกรู้สึกผ่อนคลาย และอยากจะฟังความคิดเห็นของคุณต่อไป อย่างไรก็ดี พึงหลีกเลี่ยงมุกตลกที่เกี่ยวกับการเมือง ศาสนา เชื้อชาติ สีผิว หรือประเด็นอ่อนไหวทางสังคมต่าง ๆ
8. สบตาผู้ฟังทุกครั้งขณะนำเสนองานหรือถามคำถาม อย่าอ่านแต่สคริปต์
ที่มา: https://eslide.com/powerpoint-presentation-help-for-quarterly-internal-meetings/
การก้มหน้าอ่านสคริปต์ขณะพูด จะทำให้เสน่ห์การพูดในที่ประชุมของคุณลดลงไป เพราะผู้คนมักไม่สนใจฟังคนที่ดูไม่มั่นใจ และไม่เชื่อมั่นในคำพูดของตัวเอง ดังนั้น หากไม่มีความจำเป็นต้องดูโครงร่างในกระดาษ พยายามจ้องมองไปที่องค์ประชุมให้ครบทุกคนขณะพูด เพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่า คุณกำลังนำเสนอสิ่งที่คุณคิดจากข้างในด้วยความมั่นใจจริง ๆ
9. ทำใจให้สบาย อย่าเคร่งเครียดกับการประชุม
ความประหม่าและอาการตื่นเต้น คือความรู้สึกที่สะท้อนออกมาจากข้างใน เราจึงแนะนำให้คุณทำใจให้สบาย และเข้าใจว่า การประชุมเป็นเพียงการพูดคุยกันของกลุ่มคนมากกว่า 2 คนเท่านั้น และการพูดคุยกันในครั้งนี้ก็เป็นไปเพื่อให้ทุกคนบรรลุข้อตกลงร่วมกัน มิใช่การตัดสินชะตาชีวิตของผู้ใดทั้งสิ้น
สรุป
และทั้งหมดนี้ คือ 9 เทคนิคการพูดในที่ประชุม ที่มือใหม่ทุกท่านสามารถนำไปปรับใช้ได้ เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่า 2 สิ่งที่สำคัญที่สุดในการเข้าประชุม คือ ข้อมูล และความจริงใจในการพูด จะช่วยให้คุณรู้สึกมั่นใจ และพร้อมแสดงความคิดเห็นอย่างเข้มข้นในการประชุมครั้งถัด ๆ ไป
อ้างอิง
Professional Development Harvard. 10 Tips for Improving Your Public Speaking Skills
Available from: https://professional.dce.harvard.edu/blog/10-tips-for-improving-your-public-speaking-skills/
Saint Leo. 9 Tips to Improve Your Public Speaking Skills
Available from: https://www.saintleo.edu/about/stories/blog/9-tips-to-improve-your-public-speaking-skills
